1on1とは？効果的なミーティングの進め方と成功の秘訣

1on1ミーティングとは？

定義と基本概念

1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で定期的に行う面談です。部下の成長やキャリア開発をサポートし、信頼関係を築くための重要な手段として活用されます。通常の業務上の面談や目標設定面談などと決定的に違うのは、100％部下のための時間だということです。

1on1ミーティングの目的と重要性

1on1ミーティングの主な目的は、部下の現状を理解し、成長を促進することです。上司と部下のコミュニケーションを円滑にし、組織全体のパフォーマンスやエンゲージメントの向上にも寄与します。日常業務で見過ごされがちな問題や部下の悩みを早期に発見し、解決策を講じるための場としても機能します。

1on1ミーティングのメリット

部下の成長と信頼関係の構築

1on1ミーティングを通じて、部下の想いに耳を傾け受け止めることで、信頼関係を深めることができます。これにより、部下のモチベーションが向上し、仕事に対する意欲も高まります。信頼関係が構築されると、部下は自分の意見を率直に述べることができ、主体的に業務に取り組み、ストレッチ目標にも挑戦するようになります。

パフォーマンス向上と問題解決

定期的な1on1ミーティングは、部下のパフォーマンスを向上させるだけでなく、組織内の問題を早期に発見し、解決するための重要な手段です。部下の業績や課題について定期的に対話することで、改善点を早期に見つけ出し、適切なフィードバックを提供できます。

効果的な1on1ミーティングの実施方法

事前準備の重要性

1on1ミーティングを効果的に進めるためには、事前の準備が欠かせません。具体的に話したいことや相談したいテーマを部下自身に用意してもらうことが重要です。これにより、ミーティングの進行がスムーズになり、時間を有効に使うことができます。

進行方法と具体的な手法

ミーティングの進行は、部下の話を途中で口を挟まず最後まで聞き、フィードバックを適切に行うことが求められます。部下にたくさん話してもらうためにも、オープンクエスチョンを多用し、質問することが有効です。例えば、「最近のプロジェクトで特に印象に残ったことは何ですか？」や「どの部分で困難を感じましたか？」などの質問が挙げられます。

※オープンクエスチョン（What、How、Whyなど、Yes／Noで答えられない質問）

適切な質問例と話題の選び方

効果的な質問例として、「最近の業務で困っていることは何ですか？」や「今後のキャリアについてどう考えていますか？」などがあります。話題の選び方も、部下の関心やニーズに合わせることが重要です。例えば、部下が新しいスキルを習得したいと考えている場合、それに関連するリソースなど、上司として支援できることについて話し合うことが有益です。

1on1ミーティングの頻度とタイミング

適切な頻度の設定

1on1ミーティングは、1～2週間に1回、1回30分～60分、定期的に行うことが推奨されます。頻度は部下の状況やニーズに応じて調整することが必要です。例えば、新入社員やプロジェクトの初期段階では週に1回、経験豊富な社員や安定したプロジェクトでは月に1回が適している場合が多いです。

最適なタイミングとスケジュールの組み方

ミーティングのタイミングは、業務のピークを避け、リラックスした状態で行える時間を選ぶことが重要です。例えば、月曜日の午前中や金曜日の午後など、比較的業務が落ち着いている時間帯が良いでしょう。スケジュールは一貫性を持たせることで、部下も準備しやすくなります。

1on1ミーティングで有効なコミュニケーションスキル

アクティブリスニング

アクティブリスニングは、部下の話をしっかりと聞き、気持ち良く話してもらうためのスキルです。具体的には、部下の発言に対して、適切な相槌やうながし、リフレクション（反射、伝え返し）、質問を投げかけるなどの方法があります。さらに、部下の言葉を途中でさえぎったり、すぐに上司の評価・判断を入れたりせず、最後まで話しをさせることもポイントです。

承認

承認の基本は、部下の存在を認め、評価や判断を加えず、部下をそのまま受け止めることです。部下の意見が自分と違うことがあっても、一旦は肯定的に受け止め、関心も持ち続けることが重要です。承認は、部下との信頼関係を築く上で不可欠です。

1on1ミーティングを通じたパフォーマンス向上

目標設定とKPIの設定方法

部下のパフォーマンスを向上させるためには、明確な目標設定とKPIの設定が必要です。SMART目標（Specific（具体的に）、Measurable（計測可能である）、Agreed（ステークホルダーの間で合意されている）、Realistic（現実性がある）、Time-bound（時間・時期が明確））を用いることで、具体的で達成可能な目標を設定します。これにより、具体的な成果を測定しやすくなります。

フィードバックの効果的な与え方

フィードバックは、タイムリーに具体的なものを提供することが重要です。ポジティブなフィードバックと建設的なフィードバックをバランスよく行うことで、部下の成長をサポートします。例えば、「この部分は非常に良かったが、次回はここを改善するとさらに良くなる」といった具体的なアドバイスが有効です。また、フィードバックでは、部下の性格や資質ではなく、言動に焦点を当てましょう。

1on1ミーティングで組織の問題解決を図る

問題の早期発見と解決策の提案方法

1on1ミーティングを通じて、組織内の問題を早期に発見し、適切な解決策を提案することができます。具体的な質問例としては、「最近、チーム内でどんなことが気になりますか？」「プロジェクトでどの部分が特に難しいと感じていますか？」などが有効です。

部下のキャリア形成のサポート

部下のキャリア形成をサポートするためには、定期的なフィードバックや目標設定、トレーニングの機会を提供することが重要です。例えば、部下が新しいスキルを習得したいと考えている場合、それに関連するあらたな仕事をアサインするなど、業務を通じて成長の機会を与えることについて話し合うことが有益です。

まとめ

1on1ミーティングは、上司と部下が定期的に1対1で行う面談です。部下の成長やキャリア開発をサポートし、信頼関係を築くための重要な手段です。定期的なミーティングにより、部下の本音を引き出し、パフォーマンス向上や問題解決に繋がります。事前準備や適切な質問を行うことで、ミーティングの効果が高まります。頻度やタイミングを調整し、アクティブリスニングやフィードバックを通じて、組織全体のパフォーマンス向上を図りましょう。

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執筆者：多田 雅彦
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